Виды документации в отеле

Документы, необходимые для открытия Гостиницы

Гостиничный бизнес дело прибыльное и популярное. Несмотря на обилие гостиниц разного формата, они остаются достаточно востребованными. Если вы задумались об организации гостиничного бизнеса, будьте готовы потратить несколько месяцев на подготовку и оформление объемного пакета документов внешних и внутренних. Причем имейте в виду, что даже для открытия гостиницы в мини-формате понадобится практически такой же пакет бумаг, как для организации гостиничного комплекса.

Юридические документы

На момент открытия гостиницы у вас на руках должен быть следующий комплект бумаг:

  1. Правоустанавливающие документы на помещение гостиницы (договор аренды, свидетельство, подтверждающее право собственности, договор дарения или купли-продажи). Начинать сбор документов нужно именно с этих бумаг, потому что они понадобятся на всех последующих этапах подготовки гостиницы к открытию. Правоустанавливающие документы определяют границы ваших прав на здание гостиницы и ваши обязанности.
  2. Правоустанавливающие документы на гостиничный бизнес: свидетельство о госрегистрации, для ООО — уставные документы.
  3. Свидетельство о постановке на налоговый учет предприятия.
  4. Если проводилось строительство, перепланировка или реконструкция здания — документы, разрешающие данное действие (получают в архитектурном отделе).
  5. Документы, подтверждающие соответствие объекта санитарным и противопожарным нормативам (сертификаты на отделочные материалы, подтверждающие их соответствие требованиям СЭС и ГПН, договоры с обслуживающими организациями и др.).
  6. Пакет внутренней документации (кадровые и распорядительные документы).
  7. Документ, подтверждающий покупку и регистрацию в финансовой службе ККМ (контрольно-кассового аппарата, онлайн-кассы).
  8. Сертификат соответствия (получают в местной сертификационной организации) для подтверждения статуса («звездности») гостиницы. Документ не обязательный, владелец получает его по желанию.

К счастью для бизнесменов, разрешение от СЭС (Роспотребнадзора) или Госпожнадзора (ГПН) на ведение бизнеса получать не нужно. Достаточно уведомить Роспотребнадзор о начале деятельности (это обязательный этап, согласно ПП РФ от 16. 07.09 г. N 584). Но в процессе деятельности обе организации обязательно проверят вашу гостиницу на предмет соответствия основным требованиям санитарной и пожарной безопасности.

Комплект бумаг для регистрации гостиничного бизнеса мы описываем в пункте «Бухгалтерские документы».

А сейчас рассмотрим набор обязательных договоров по обслуживанию гостиницы:

  1. С дезслужбами на проведение первичной и периодической дератизации, дезинфекции и дезинсекции. Договоры на избавления от бактерий, грибков, насекомых-паразитов и грызунов должны быть действующими в течение всего периода работы гостиницы и перезаключаться по мере необходимости.
  2. С клининговыми компаниями на уборку помещений гостиницы.
  3. С прачечными на стирку униформы персонала, постельного белья, полотенец и другого мягкого инвентаря.
  4. С коммунальными службами на оказание коммунальных услуг (поставку электроэнергии, газа, воды, если на вашем участке нет скважины с артезианской водой, отопления).
  5. С Водоканалом на слив сточных вод.
  6. На вывоз ТБИ.
  7. На утилизацию опасных (ртутных ламп) и пищевых отходов.
  8. На установку и обслуживание системы оповещения (тушения, если гостиница большая) о пожаре с лицензированными организациями (копии лицензий предъявляются пожарному инспектору при проверке).
  9. На обслуживание системы вентиляции.
  10. На периодические медосмотры сотрудников гостиницы (все сотрудники гостиницы, начиная с первого руководителя и заканчивая техперсоналом, обязаны иметь медкнижки и периодически проходить медицинские осмотры).

Обратите внимание, что если вы будете в рамках гостиницы открывать бар, ресторан, кафе, торговую продуктовую точку, потребуется собрать комплект документов для такого вида бизнеса, в том числе, нужно получать лицензию на розничную торговлю и продажу алкоголя.

Если вы планируете разместить наружную рекламу бизнеса, дополнительно потребуются:

  • заявление;
  • документы из БТИ и кадастровый паспорт здания (участка);
  • согласие собственника на планируемые изменения, предоставленное в письменной форме.

Если вы планируете перепланировку имеющегося здания или возведение нового, вам потребуется получить разрешение на эти виды работ, а значит, собрать дополнительный набор документов:

Источник

Электронный документооборот в гостинице: до и после

Я продолжаю рассказывать об электронном документообороте. Из первой статьи вы уже узнали, что это такое, насколько он выгоден, и как его внедрить в свой отель. К этому времени с электронными документами начали работать более 200 контрагентов – наших клиентов. И от них мы регулярно получаем добрые отклики.

Теперь я постараюсь наглядно объяснить, почему об электронном документообороте приходит много положительных отзывов.

Отель до электронного документооборота

До тех пор, пока отель работает по традиционному документообороту, он изо дня в день сталкивается с рядом проблем. Часто это долгий процесс согласования и заверения документов. Необходимо дождаться и попасть к человеку, который уполномочен поставить подпись или печать.

Обработка всех документов вручную становится ежедневной рутиной для отельных работников. А это снова большие затраты времени.

Все эти документы бесконечно требуют расходов на бумагу, принтер, различные канцелярские принадлежности. Бюджет гостиницы страдает еще и от затрат на транспорт и почтовые услуги.

Большую роль играет человеческий фактор. Работник может допустить ошибку при ведении документов. А само письмо способно вовсе потеряться, так и не дойдя до адресата. Хуже всего, когда конфиденциальная информация в документе становится известной постороннему лицу.

Хранить бумажные документы сложно, так как те занимают много места. Искать среди них нужный – еще сложнее. Даже если все сгруппированы по каким-то критериям, «раскопок» в бумагах не миновать. 🙂

Взгляните, как классический документооборот выглядит со стороны. Узнаете эту витиеватую схему?

Отель после электронного документооборота

Несмотря на столько сложностей, многие гостиницы продолжают работать по классической схеме. Зачастую это консерватизм. Или просто незнание того, что электронный документооборот на самом-то деле уже существует. И приносит отелю много пользы.

Все документы хранятся в электронном виде, в одном месте, удобно классифицируются и легко поддаются «поисковым операциям». А это значит, что гостиница экономит деньги на канцтовары и почтовые услуги, место для хранения бумаг и время на поиск необходимых документов.

Сотрудники отеля освобождаются от ручной обработки каждого документа, поэтому им можно раздать другие важные задачи. Ошибки практически исключены, поскольку за документы теперь отвечает сама система. Конфиденциальная информация будет доступна только ограниченному кругу лиц.

Самое главное, абсолютно все документы доходят до адресата. Сразу после отправки. И без посредников:

Электронный документооборот глазами отельеров

Гостиницы, работающие с электронными документами, теперь свободны от бумажных дел. У них появилось больше времени на главную задачу – повышение продаж. Поделюсь с вами тем, что говорят об этом отельеры. Некоторые из них уже выделили целый ряд преимуществ.

Например, в ульяновской гостинице «Венец» отметили, что электронные документы легче упорядочивать, искать и редактировать. «Теперь гораздо проще и быстрее найти нужный файл в компьютере, чем копаться в кипе бумаг». Особенно рады здесь тому, что получать доступ к данным стало возможно через веб-приложения: «Это повышает мобильность сотрудников, которые могут работать удаленно».

В отеле Residence Hotel&SPA в Санкт-Петербурге оценили «экономию времени, сил и бумаги»:

Если вы тоже хотите испытать на себе удобство и выгоду электронного документооборота, то действовать можно прямо сейчас:

  1. Для этого зарегистрируйтесь в системе обмена электронными документами СБиС на их сайте.
  2. Здесь вы получите электронную цифровую подпись.
  3. Свяжитесь с нашей службой поддержки, чтобы получить соглашение TravelLine.
  4. Зайдите в личный кабинет на sbis.ru и подпишите электронной подписью наше соглашение.

Такими несложными действиями вы сделаете взаимодействие со своими партнерами очень простым.

Источник

Документация в гостиничной деятельности

Документ — это зафиксированная на каком-либо материальном носителе информация, сопровождаемая реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Работа с документацией должна осуществляться по соответствующим правилам, включая рациональный документооборот, формирование информационных и поисковых систем, подготовку документации и ее передачу в архив.

Разновидности документов в гостиницах

Все средства размещения в нашей стране должны работать в соответствии с Постановлением Правительства РФ «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в РФ». Этот документ гласит, что владелец отеля или гостиницы, зарегистрированный в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя, должен предоставлять потребителям с целью ознакомления следующую информацию и документы:

  • правила предоставления гостиничных услуг, утвержденные Правительством для РФ;
  • документ, содержащий информацию о предприятии, в т. ч. название гостиницы, ее юридический адрес, режим работы (ИП предоставляют сведения о государственной регистрации и наименовании органа, проводившего регистрацию, номер контактного телефона);
  • свидетельство, которое содержит сведения о категории, присвоенной отелю;
  • сведения, которые подтверждают соответствие услуг установленным требованиям (например, номер сертификата соответствия со сроком действия, наименование органа, выдавшего сертификат, регистрационный номер декларации о соответствии со сроком действия и наименованием исполнителя и др.);
  • информация о номере лицензии, включая срок ее действия и сведения об органе, который выдал лицензию (при условии, если вид деятельности должен подлежать лицензированию);
  • выдержка из государственного стандарта, который устанавливает требования в сфере оказания соответствующих услуг.

Дополнительно в отеле должна быть разработана документация, в которой содержится информация о стоимости номеров (мест в номере), перечне услуг, которые в нее входят. Постояльцы могут узнать из соответствующих документов сведения о перечне и цене дополнительных услуг, о порядке и форме оплаты и др.

Отдельные административные документы гостиниц касаются порядка проживания, сведений о деятельности размещенных в отеле организаций общественного питания, торговли, связи, бытового обслуживания и др. Также есть документы, которые содержат информацию об органе по защите прав потребителей при местной администрации или о вышестоящей организации (при ее наличии).

Документация в области правового регулирования деятельности отелей

Документы необходимы для осуществления правового регулирования оказания гостиничных услуг в РФ. Они помогают эффективно вести гостиничный бизнес, формируя основу для развития работы гостиничных предприятий. С помощью документации происходит защита прав и интересов всех участников гостиничной деятельности.

Существует перечень основных нормативных и законодательных документов, которые регулируют ведение гостиничной деятельности. Они включают:

  1. Закон РФ «О защите прав потребителей», регулирующий отношения между потребителями и изготовителями, исполнителями, импортерами, продавцами при продаже продукции (выполнении работ, оказании услуг).
  2. ФЗ «О пожарной безопасности», определяющий общую правовую, экономическую и социальную основу в сфере обеспечения пожарной безопасности.
  3. ФЗ «Об основах туристской деятельности в РФ», предопределяющий принципы политики государства, которая концентрируется на установке правовой основы единого туристского рынка в нашей стране.
  4. ФЗ «О качестве и безопасности пищевых продуктов», занимающийся регулированием отношений в сфере обеспечения качества пищевых продуктов и их безопасности для человеческого здоровья.

Внутренние документы гостиницы

Помимо документации, которая регулирует деятельность гостиниц и отелей в нашей стране, существует внутренняя документация отеля. С ее помощью работники фиксируют все операции, которые осуществляются в средстве размещения. Для работы утверждаются формы документов строгой отчетности. Так, в своей деятельности сотрудники службы приема и размещения заполняют их и передают в виде отчета генеральному директору (вышестоящий орган гостиницы).

Формы включают краткие указания в сфере их применения и заполнения. Это помогает обеспечивать единую методологию и систему показателей в учетной документации, охватывающую учет услуг и расчетов по ним.

Документы строгой отчетности включают несколько базовых форм:

  1. Анкета (форма 1-Г), которую заполняют гости, прибывшие в командировку или на совещание (конференцию).
  2. Журнал регистрации иностранных граждан (форма 2-Г), который заполняет дежурный администратор или сотрудник бюро обслуживания на основе визы или паспорта.
  3. Счета (формы 3-Г и 3-Гм), которые заполняются в процессе оформлении оплаты за бронь или проживание.
  4. Карта гостя (форма 4-Г), которая дает гостю право получить ключ от номера и внеочередное обслуживание в организациях питания и др.
  5. Кассовый отчет (форма 5-Г), формируемый в 2 экземплярах (фиксируются расчеты с проживающими).

В некоторых случаях в работе гостиницы может потребоваться такой документ, как акт о порче имущества. Работник составляет его в трех экземплярах (для бухгалтерии, материально-ответственного лица, плательщика).

Формы первичного учета используются в отелях вне зависимости от форм собственности и не подлежат каким-либо изменениям и дополнениям. Выполнение предписаний, которые указываются в первичных документах, становится минимумом. Его нужно исполнять для успешного функционирования отеля.

Для правильной организации работы в смене, администраторы гостиниц могут использовать различные документы, которые помогают осуществить процесс регистрации, заселения и выселения. Эти документы представлены картой движения номерного фонда, шахматкой заселения и шахматкой дополнительных услуг.

Источник

Оцените статью