Pms система управления отелем это

PMS — автоматизированная система управления отелем, гостиницей или хостелом

Хотите автоматизировать бизнес, избавится от ошибок персонала и получать больше прибыли? Тогда вам нужна облачная PMS-система.

PMS — система управления отелем или гостиницей, дающая возможность управлять номерным фондом, контролировать загрузки, бронировать номерной фонд.

В PMS содержится множество данных, которые зачастую нужно обработать быстро, поэтому важно, чтобы с ней было просто и удобно работать.

Главный элемент системы — шахматка бронирований номеров. Она похожа на таблицу: столбцы — календарные дни, строки — номера, собранные по категориям.

Для удобства различные цвета ячеек означают статусы номеров. Например, что номер забронирован, заселен, свободен.

• Работа с бронями и гостями
• Графики. Отчеты позволяют делать прогнозы доходов отеля и усовершенствовать рабочие процессы
• Возможность быстрого просмотра свободных и зарезервированных номеров
• Автоматизированная отправка данных для печати чеков
• Автоматизация бухгалтерии
• Выдача электронных ключей за 30 секунд
• Возможность закрытия номеров на ремонт или обслуживание
• Возможность введения скидок для постоянных покупателей
• Контроль регистрации, заселения и выезда гостей (check-in, check-out).

Чтобы удостоверится в важности PMS-системы для ускорения процессов и бесперебойной работы, сравним отель, без такого ПО и отель, который его использует.

При расширении бизнеса растет количество персонала, комнат, обязанностей. Часто наступает момент, когда администратор просто не успевает все сделать, начинаются проблемы с гостями, качеством обслуживания, доходом, распределением сил.

Ведение записей может быть организовано в электронном виде (Google Таблицы, Excel), или даже в бумажном виде, но вы будете ежедневно терять деньги, не сможете контролировать номерной фонд удаленно, не сможете прогнозировать доход и количество свободных отелей, а также не исключены варианты утери данных.

• Многофункциональность. Можно управлять тарифами, гостями, качеством обслуживания, размещением, бронированием.
• Ускорение регистрации гостей. Этот вопрос встает особенно остро при массовых и ночных заездах.
• Техническая поддержка, которая поможет решить любой ваш вопрос.

Перед покупкой PMS системы уточните у разработчика, руководства компании следующие вопросы:

Бывают ли сбои и зависания и как часто?

Что приходится делать после сбоя? Долго ли восстанавливается система?

Пропадает ли информация после сбоев?

Время реагирования техподдержки ночью и в выходные дни?

Примерное время решения проблемы?

Сколько нужно времени, чтобы обучить сотрудника с ноля?

Список моментов, в которых сотрудники чаще всего допускают ошибки.

Какая нужна скорость интернета для нормального функционирования системы?

Как часто может изменяться цена на обслуживание?

Как часто выходят апдейты?

Обновления выходят для улучшения текущей версии программы или это новая программа, требующая переустановки?

Нужен ли отдельный сервер?

Есть ли функция создания резервных копий?

Кроме основной системы управления гостиницей некоторые активно-развивающиеся PMS позволяют подключить:

Источник

PMS для отелей

Современные отели обладают сложной структурой. Чтобы обеспечить гостям достойный отдых, правильно распорядиться номерным фондом и персоналом, необходимы современные программные решения. Одним из таких инструментов являются PMS-системы для управления отелями. Это уже не просто шахматки, позволяющие фиксировать время занятости номеров, а полноценные программы администрирования отелей.

Что такое PMS?

PMS – аббревиатура, образованная от слов «Property Management System», что в переводе на русский означает «Система управления собственностью». Такое программное обеспечение позволяет управляющему или собственнику автоматизировать рутинные процессы в отелях, начиная от бронирования номера и заканчивая управлением горничными. Современные сервисы такого типа способны вести необходимую отчетность и аналитику, благодаря которой можно изменять работу отеля так, чтобы он удовлетворял всем требованиям постояльцев и увеличивал доход.

Современные системы управления отелями обладают модульной системой. Каждый пользователь такого сервиса может подключить дополнительные возможности:

Обратите внимание: Чтобы система PMS для отелей была максимально функциональной, пользователи подключают сразу несколько модулей. Всегда удобнее работать в одном окне, чем устанавливать программы для решения конкретных задач.

Какие возможности у PMS систем?

Современные программы управления отелями и гостиницами имеют облачное размещение. Это значит, что ПО находится на удаленных защищенных серверах, и всем функционалом можно управлять удаленно. Разработчики обеспечивают быстрый обратный отклик и высокое качество техподдержки. Благодаря удобному интерфейсу, пользователи могут решить любые задачи, связанные с работой отеля.

PMS-системы управления отелями обладают большой функциональностью. Они обеспечивают работу с бронями гостей и управляют внутренними процессами отелей. Среди возможностей таких систем для администраторов отметим:

• Создание графиков и отчетностей. Благодаря глубокой аналитике владельцы отелей могут спрогнозировать доходы и увеличить их, устраняя проблемы в рабочих процессах.
• Управление номерным фондом. Программа предоставляет возможность быстрого просмотра свободных и зарегистрированных номеров.
• Автоматическая печать чеков. Программа формирует отчетность и выводит сформированный чек на печать. Электронную копию можно отослать на электронную почту клиента.
• Предоставление скидок. PMS-системы могут учитывать программы лояльности и предоставлять постоянным клиентам скидки.
• Работа с каналами бронирования. Специальный модуль создает возможность подключения формы бронирования для букинг-сайтов и социальных сетей.

Обратите внимание: Сегодня все больше людей выбирают отели по отзывам постояльцев, которые ими пользовались, поэтому каждой гостинице важно следить за своей репутацией. Для этого PMS-системы обладают специальным модулем, позволяющем отвечать на отзывы клиентов в интернете.

Возможности и преимущества PMS

PMS-системы ускоряют и улучшают работу отелей. В отличие от Google Таблицы и Excel работа таких программ обладает намного большим функционалом. Среди преимуществ систем управления отелями можно выделить:

• Многофункциональность. Можно использовать одну программу для менеджмента каналов бронирования, администрирования работы сотрудников и управления номерами.
• Ускорение обработки заявки. Регистрация постояльцев с помощью программы проходит гораздо быстрее, чем при использовании классических вариантов.
• Техническая поддержка. Любую проблему можно быстро решить с помощью сотрудников техподдержки разработчика.
• Защита от овербукинга. Облачные решения позволят избежать брони одного и того же номера несколькими постояльцами.

PMS-система – это must have среди набора программ для администрирования отелей. Если вы хотите снизить рутину и увеличить прибыль от вашего бизнеса — установите PMS и автоматизируйте работу вашего отеля!

Источник

Блог и новости

Как выбрать для отеля систему управления (PMS) с веб-интерфейсом

ак выбрать для отеля систему управления Все-в-одном (All-in-One PMS) с веб-интерфейсом

PMS — Property Management System – это система управления отелем или гостиницей, которая позволяет вести своевременное управление номерным фондом, контроль загрузки, проводить бронирование номерного фонда (включая прямые клиентские и OTA онлайн-бронирования). Также система обеспечивает автоматизацию осовных бизнес процессов отеля, например позволяет максимально упростить процедуру оформления гостя и подбора номера, с учетом его предпочтений и истории проживания, а также контролировать и планировать загрузку отеля, ценообразование, вести аналитику и анализ результатов работы и получать статистические отчеты. В итоге — повышать эффективность и прибыльность отеля.

Этот обзор посвящен для небольших и средних отелей, санаториев и гостиниц (с количеством номеров от 20 до 150)

Без системы управления (PMS), ваша способность в управлении и развитии даже небольшого отеля будет серьезно ограничена. В конце концов, можно вести управление заказами и в Excel, или просто на листах бумаги, но такая система «бронирования» не может позволить вам сфокусироваться на основной операционной деятельности, и это определенно не позволит масштабировать бизнес в будущем.

Современные PMS и системы управления номерным фондом автоматически обрабатывают все заказы, сделанные через Интернет, и отображают отчет о доступных номерах в удобном для вас виде — будь то режим просмотра календаря, или режим диаграммы или списка. По своей сути это интегрированная система все-в-одном, немыслимая без front-end: веб-сайта как инструмента продаж отеля. Система PMS — это комплекс программных средств и технологий, необходимых для эффективного управления номерным фондом отеля, обработкой бронирования/заказов и даже маркетинговыми инструментами. Например, CRM (система управления отношениями с клиентами) и марктетинговая стратегия, включая email-рассылки, позволяют повысить лояльность клиентов/гостей и в конечном счете увеличить свой доход.

Существует масса систем и модулей для автоматизации процессов прямого резервирования номеров с вашего сайта, бронирования с помощью управляющих каналов OTA (channel management) и для простого управления ресепшн — стойки регистрации. Как небольшому или среднему отелю сделать свой выбор, и как выяснить, какая система из всех лучше всего сработает для вашего отеля (или другой собственности)?

Мы хотели бы помочь отелям и поэтому, давайте рассмотрим следующие вопросы.

Цена системы управления отелем PMS.

1. Какова стоимость системы PMS (и лицензии коробочного ПО или подписки в случае SaaS)? Является ли она системой все-в-одном, или нужны будут дополнительные модули и расходы для интеграции (и порой очень существенные расходы).
2. Какова общая стоимость владения (TCO) для отеля — например, при расчете за год: ежемесячные платежи, стоимость поддержки и обновлений, установка, обучение сотрудников, и стоимость других ресурсов. Необходимо спросить этот вопрос у поставщика, хотя как правило именно здесь продавцы и «темнят», подсаживая отели на свою проприетарную систему с необходимыми регулярными отчислениями. Отель попадает в относительную зависимость, впрочем, как и в других случаях с любым программным обеспечением. Но необходимо минимизировать данные риски.

Небольшие отели, санатории и другие средства размещения должны быть чрезвычайно осторожны с выбором и распределением бюджета, важно оценить затраты на год, два, три вперед. Мы сталкивались со случаями, когда отель отказывался от системы или поддержки в связи с падением доходов. Результат: outdated и не работающая система и “переход на Excel”.

Стоимость лицензирования PMS – это общая стоимость использования программного обеспечения, компонентами веб-сайта и др. Необходимо будет либо платить комиссии, оплату на разовой основе или ежемесячно в случае подписки (SaaS, cloud сервис). Ежемесячная подписка, с одной стороны лучше, так как позволяет начать работать еще при составлении бюджета, а с другой по сравнению с едино-разовой покупкой, налагает долгосрочное финансовое бремя.

Также не забудьте, что стоимость/затраты на дополнительные услуги, обучение, настройки и пользовательские изменения (кастомизацию) могут превысить стоимость самого ПО. Выясните, есть ли в контракте поставки и поддержки вашей системы PMS эти цифры, или поставщик будет взимать плату на основе своих прайс-листов? Некоторые вендоры/производители также могут взимать плату за каждого дополнительного пользователя, которого вы добавляете в управление (каждую новую/дополнительную учетную запись).

Какие функции системы PMS нужны для небольших отелей и гостиниц?

Прежде чем думать о конкретных функциях и возможностях, давайте взглянем на общую картину. Причиной и вообще основным смыслом рассмотрения вопроса об инвестировании в систему PMS является тот факт, что это поможет вам сэкономить время и в итоге увеличить свой доход. Поэтому все функциональные возможности должны внести свой вклад в эти 2 всеобъемлющие цели (время и деньги).

Помните, что с помощью приобретения и внедрения системы PMS, вы инвестируете в успех вашего отеля, который не возможен сегодня без ИТ и web-технологий, которые вам нужны. Управление вашими номерами и заказами без онлайн-бронирования на самом деле будет стоить вам в итоге больше (как с точки зрения временных затрат, так и обработки заказов), а также будет вероятность упущенных возможностей в «захвате» на рынке новых клиентов/гостей.

Итак, какие модули (или функциональные возможности) стоит внедрить:

Упрощенное управление фронт-офисом (стойкой ресепшн)

Ваша система PMS должна дать вам все необходимые инструменты, чтобы быть деятельность фронт-офиса/ресепшн была полностью организована в бизнес-процессе управлении вашего отеля.

Также, чтобы дать вашим гостям лучшее обслуживание с момента их заезда/прибытия и до момента, когда они уезжают, — вы должны иметь возможность:

• Просмотреть все свои номера/резервирования на странице календаря
• Добавить дополнительные номера для продажи/ на бронирование
• Добавить новые или изменить цены и планы существующих номеров
• Закрыть на обслуживание конкретные номера
• Переместить существующие заказы на другой номер
• Проверить регистрацию и выезд гостей (check-in, check-out)
• Вести программу лояльности, карты постоянного гостя, скидки (всегда стоит помнить о своих вернувшихся гостях).

Ваша система PMS должна дать вам возможность работы по принципу «одно окно», чтобы в одной системе можно было найти и изменить всю необходимую информацию, и конечно система должна быть удобной, чтобы сотрудники отеля тратили гораздо меньше времени для выполнения повседневных задач.

Удаленный доступ к системе (освобождает вас от вашего рабочего стола)

Система PMS все-в-одном должна быть доступна везде, где вы не находились, а также быть доступна с любого устройства онлайн. Без веб-технологий любую систему PMS можно назвать устаревшей. Это означает, что система должна быть или SaaS сервисом (например, на базе облачных вычислений), или по сути веб-сайтом или порталом с бэкофисом на хостинге (внешнем хранилище). Таким образом, вы можете работать из любой точки и по-прежнему контролировать работу отеля. Другой плюс в том, что вам нет необходимости покупать сервера и другое необходимое системное ПО. Все, что вам нужно сделать, это заказать и внедрить веб-приложение (веб-сайт с функциональными возможностями бэкофиса), а потом взять свой смартфон или планшет у вести управление номерным фондом вашего отеля.

Каналы продаж OTA и международные заказы

Убедившись, что международные путешественники могут легко забронировать номер в вашем отеле, даст вам конкурентное преимущество. В настоящее время наблюдается картина, когда больше показатель въездного туризма, чем выездного, что таким образом, является главным приоритетом для малых и средних отелей в битве за клиентов. Ваша система PMS с веб-сайтом должны помочь вам сделать это, но подумайте заранее о двуязычном интерфейсе (как минимум, переключаемые русский и английский языки) онлайн-системы бронирования.

Что касается OTA, то стоит сотрудничать именно с международными OTA. Например, чтобы продать или предложить свои номера для китайских путешественников, вы должны связаться с Ctrip (это сайт бронирования является предпочтительным в Китае, проверьте насколько Booking.com отстает там). Предоставление нескольких языков это минимум, но не забудьте предоставить возможность оплаты (или как минимум блокировки депозита) в валюте. Иначе иностранные туристы будут недовольны из-за двойной конвертации и потерь. Я недавно видел веб-сайт отеля с поддержкой по крайней мере на 5 языках (включая китайский), и, по меньшей мере 80 различных валют!

Конечно, тот факт, что веб-сайт с системой онлайн-бронирования работает на вас, пока вы спите, означает буквально, что вы не должны быть за вашим рабочим столом, чтобы принять заказы. И эти международные туристы и путешественники могут забронировать номер на вашем сайте для себя в любое удобное время.

Управление лояльностью гостей и связью с клиентами

Ваша система PMS должна сделать бронирование и управление номерным фондом легким и удобным для вас, но также предоставлять возможность поддерживать клиентские связи и общаться со своими гостями в структурированном виде. Это означает, что вы можете настроить отправку по электронной почте различных сообщений, например о подтверждении бронирования, дате прибытия, предварительного резервирования и последующей оплаты и т.д. Вы настраиваете один раз каждый такой шаблон для электронной почты, и система сама рассылает соответствующий email (вы также будете иметь возможность изменять внешний вид письма в соответствии с вашим брендом).

Это очень хорошая возможность выстроить отношения с постоянными клиентами, и вы должны стремиться повышать профессиональный имидж своего отеля; а это как раз очень даже возможно, когда каждый гость получает персонифицированные сообщения — он чувствует с момента бронирования отношение заботы и тот же уровень сервиса, за который он когда-то выбрал ваш отель. Подробнее читайте в статье Построение модели доверия клиентов с помощью Email-маркетинга

Управление планами цен и прогнозами загрузки, ожидаемыми доходами

В дополнение к работе бронирования и расселения гостей, вы также должны иметь возможность получать аналитику и сравнивать, например, загрузку с предыдущим годом, чтобы выставлять «адекватные» и конкурентоспособные цены, и таким образом, работать на увеличение доходов от каждого номера.

Система PMS/все-в-одном позволит вам также:

• Продавать дополнительные пакеты услуг (поздний выезд, завтрак, трансфер, спа-фитнес и т.д.)
• Настройки цен на дополнительные услуги, индивидуальные скидки и купоны для того, чтобы привлечь и удовлетворить потребности каждого клиента
• Добавить возможность дозаказа во время пребывания гостей (продление)
• Upselling соответствующих продуктов и услуг для ваших и др.

Система аналитики PMS помогает вам измерить и улучшить все, что возможно измерить и улучшить

В отличие от крупных гостиничных сетей, ваш бюджет ограничен. Без развитой аналитической статистики, вы не сможете увидеть, какой фактор способствовал продажам, какие номера/бронирования приносят большую прибыль, откуда бронируют ваши гости, распределение доходом по периодам года. Также в случае с функциональным веб-сайтом вы, наверное, захотите проводить мониторинг поведения посетителей вашего сайта, например, увидеть сколько визитов заканчиваются нажатием Book Now, а сколько людей уходит со страницы/формы платежной системы и почему. Это все позволяют отслеживать и анализировать современные модули интернет-аналитики активности на веб-сайтах.

Система PMS также должна иметь базовые функции создания отчетов, которые позволяют отслеживать вышеупомянутые показатели, а также:

• Лучшие страницы сайта по посещаемости, лучшие номера, дни со статистикой по бронированию
• Ваши прямые и непрямые (referral, OTA) заказы
• Уровень загруженности номерного фонда, показатели средней цены (Average Daily Rate — ADR и Revenue Per Available Room — RevPAR)
• Ваш доход от онлайн-бронирования, и другие источники
• Какие из ваших промо-акций (спецпредложения) работают и приносят новых клиентов.

Система должна предоставлять возможность просматривать это в веб-интерфейсе, желательно без необходимости экспортировать данные в Excel или электронные таблицы.

Поддержка и техническое обслуживание PMS

Если что-то пойдет не так, вы должны быть уверены, что сможете положиться и на поставщика, чтобы он был готов быстро помочь. Можете ли вы говорить с реальным человеком или только виртуальная помощь? Готовы ли они обучить вас и ваших сотрудников, чтобы эффективно использовать систему?

Является ли программное обеспечение проприетарным (только один поставщик может помочь) – зависимость, о который мы упоминали, или общераспространённым с открытым исходным кодом, а также есть ли независимые группы поддержки (форумы и т.д.)?

Так какая система PMS лучшая и кто лучший поставщик?

Итак, наконец, вы задали себе все эти вопросы и нашли ответы. Необходимо оценить поставщика системы PMS, чтобы увидеть взаимопонимание, а также, что все хорошо подходит именно вашему отелю. Желательно сделать пилотный проект или получить бесплатный тестовый период, хорошо поработать с системой, чтобы быть уверенным, что инвестирование в ту или иную PMS будет хорошим вложением. На пробной версии, если она предоставляется, вы сможете оценить, имеет ли система необходимую функциональность и подходит ли вашему отелю.

Для отелей с количеством номеров менее 20 нецелесообразно внедрять такую систему, а для крупных сетей этот вопрос не стоит, так они используют крупные централизованные системы. Для средних же отелей, чтобы эффективно развиваться и не проиграть конкурентам, необходимо внедрять системы PMS (крайне желательно все-в-одном – с интеграцией с веб-сайтом), которые предлагает максимальную гибкость, удобство в работе, а также для некоторых отелей и простоту. И конечно же адекватную стоимость.

Источник