Организационная структура бизнес отеля

Организационно — управленческая структура бизнес — отеля

Организационно — управленческая структура – это состав, соподчиненность, взаимодействие и распределение работ по подразделениям и органам управления, между которыми устанавливаются определенные отношения по поводу реализации функций управления, выполнения команд и распоряжений, формирования потока информации.

Линейная структура управления — это система управления с единоначалием на всех уровнях.

Функциональная структура управления — реализует принцип разде­ления и закрепления функций управления между структурными под­разделениями, предусматривает подчинение каждого линейного подраз­деления нижнего уровня нескольким руководителям вышестоящего уровня, реализующим функции управления.

Линейно-функциональная структура управления— линейные руководители обладают линейными полномочиями, а функциональные – функциональными по отношению к нижестоящим линейным руководителям и линейными – по отношению к своим подчиненным. Преимущества линейной структуры управления:

· четкая система взаимных связей функций и подразделений;

· четкая система единоначалия — один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;

· ясно выраженная ответственность;

· быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.

· согласованность действий исполнителей;

· оперативность в принятии решений;

· простота организационных форм и четкость взаимосвязей;

· минимальные издержки производства и минимальная себестоимость выпускаемой продукции.

Организационно – управленческая структура бизнес — отеля «Европа-Арт» будет линейной. Сотрудники и их обязанности представлены в таблице.

№	Должность	Количество чел. На Бизнес- отель
Директор
Администратор
Горничная
Повара (Кухонные рабочие)
Официант
Швейцар
Охранник

1) Гостиничный директор или подписывает специальное соглашение с владельцем отеля, в котором указаны степень ответственности главного менеджера отеля, а также его обязанности, уровень зарплаты и премиальных. Управляющий отелем обладает широкой автономией при принятии решений, однако так или иначе он выступает как проводник идей хозяина гостиницы. Директор определяет рекламную политику отеля, долгосрочное и краткосрочное планирование хозяйственной деятельности гостиницы, кадровую политику, а также внедряет персональные инновации. Часть из этих мер проходит согласование с владельцами гостиниц, часть решений управляющий принимает полностью на свое усмотрение.

2) Администратор отвечает за прием гостей в отеле, а также за связь внутренних служб отеля. В обязанности администратора входит прием и регистрация гостей, контроль за исполнением просьб постояльцев, информирование других служб отеля о прибывших и убывших. В небольших отелях администратор выполняет функции кассира, рассчитываясь с клиентами. Он также принимает телефонные звонки и регистрирует бронирование номера по телефону. Ставший популярным в последнее время способ заказа номеров гостиниц через Интернет добавляет работы администратору. Случается, клиенты обращаются к отелю с просьбой подтвердить бронь и выслать подтверждение по факсу. Ряд посольств рассматривает подтверждение отеля как повод для выдачи визы. Администратор также ответственен за отправку таких факсов.

3) Горничная – в среднем за смену горничная должна убрать порядка 16 номеров. Это число непостоянно, так как необходимо учитывать размер номера и количество в нем спальных мест. Горничные вытирают пыль, пылесосят, убирают постель, проверяют сохранность оборудования номера. В их обязанности также входит препровождение вещей, забытых клиентами, в службу находок отеля. Считается, что в среднем время, которое горничная тратит на уборку одного номера не должно превышать 40 минут.

При уборке в отелях горничные используют специальную тележку с моющими средствами и инструментами для наведения чистоты. Эти тележки уже давно стали отличительным признаком профессии горничной в отеле.

В обязанности горничной может входить помимо уборки также и стирка. Отели, которые располагают собственными прачечными, имеют в своем штате специальных горничных, которые занимаются исключительно стиркой и глажкой белья. Основная работа горничных — либо до прибытия постояльца, либо после его убытия. В дорогих отелях предусмотрен промежуточный визит горничной. Он допускается только с разрешения самого гостя. Случается, клиенты вызывают горничных для помощи в глажке белья или в уходе за собственной одеждой. В этом случае горничная может рассчитывать на дополнительные чаевые.

4) Повар в отеле, профессия повара не является специальностью исключительно в гостиничном деле. Но при этом справедливо и то, что каждый отель хочет заполучить на свою кухню повара как можно более высокой квалификации. Хорошая кухня нередко становится залогом успешной работы отеля. В этой связи профессия повара может по праву считаться ключевой в гостиничном бизнесе.

Повара в отелях готовят сами и параллельно контролируют процесс создания практически всех блюд – от стандартных завтраков до десертов. Хороший повар – это еще и хороший координатор. В крупных отелях повара не только руководят на кухне. Они также участвуют в закупке оборудования, составляют меню, следят за тем, чтобы продукты ресторана были свежими и сразу поступали в работу.

5) Швейцар он же портье. Эту профессию в гостиничном бизнесе нередко называют «душа отеля». Конечно, главная причина того, что работа швейцара получила столь почетный титул, заключается в должностных особенностях. Швейцар – первый, кто встречает и принимает посетителей отеля.

6) Охранник несет службу по охране объектов и материальных ценностей. Осуществляет проверку документов у проходящих на охраняемый объект (выходящих с объекта) лиц и контроль за ввозом и вывозом (выносом) материальных ценностей. Осуществляет контроль за работой установленных на предприятии приборов охранной и охранно-пожарной сигнализации, сообщает об их срабатывании руководителю службы безопасности, начальнику охраны, дежурному по объекту, а при необходимости — в орган внутренних дел или в пожарную часть. Выясняет причины срабатывания сигнализации и принимает меры к задержанию нарушителей или ликвидации пожара. Принимает под охрану от материально ответственных лиц оборудованные сигнализацией обособленные помещения. При объявлении тревоги на охраняемом объекте перекрывает контрольно-пропускной пункт, выпуск (впуск) с объекта (на объект) всех лиц производит только с разрешения руководителя службы безопасности, начальника охраны. Осуществляет задержание лиц, пытающихся незаконно вывезти (вынести) материальные ценности с охраняемого объекта или подозреваемых в совершении правонарушений, и сопровождение их в караульное помещение или отделение полиции.

7) Официант. На официанта возложены следующие должностные обязанности: Производить сервировку стола. Незамедлительно делать замену скатертей, салфеток по мере их загрязнения или в случае порчи.

Предлагать помощь и откликаться на просьбы клиента в выборе блюд и напитков. Сообщать посетителю о времени приготовления заказанных блюд.

Контролировать темпы приготовления и товарный вид пищи, напитков перед их подачей клиенту. Подавать на стол заказанные блюда. Предоставлять калькуляцию поданных блюд и напитков в виде счета. Проводить с клиентом полный расчет за заказы. Оформлять помещения заведения в соответствии с тематикой событий.

Производить оформление реестров в конце рабочего дня.

Поддерживать зал для посетителей и собственное рабочее место в чистоте.

Проводить регулярный переучет посуды и инвентаря.

Проявлять внимательность, вежливое обращение с посетителями и персоналом, соблюдать положения внутреннего распорядка.

Знать сорта и виды товаров, их краткую характеристику.

Бизнес — отелю категорию «пять звезд» присваивают за определенный набор услуг, которые он предоставляет. В отеле круглосуточно обслуживают

Источник

Анализ организационной структуры управления гостиницы «Бизнес — Отель Карелия»

Организационная структура гостиницы является отражением полномочий и обязанностей, которые возложены на каждого ее работника. Права и обязанности руководства определяются, исходя из потребности удовлетворения желаний клиентов через имеющиеся возможности и ресурсы. Оперативные решения, обусловленные необходимостью удовлетворения потребностей клиентов, опираются на строго зафиксированную управленческую иерархию.

Ответственность за принятие управленческих решений лежит на

высшем звене управления. Подразделения являются функциональными звеньями, каждое из которых использует свою специфическую технологию, но все вместе они имеют одну цель- удовлетворение потребностей клиентов. Предприятие имеет разветвленную структуру управления (организационно — правовая структура гостиницы представлена в приложении 1).

Генеральный (исполнительный) директор является посредником между владельцами предприятия и управленческим персоналом, с одной стороны, и гостями, с другой. На генеральном директоре лежит решение огромного числа задач: принятие ориентированных на выбранный сегмент рынка решений, направленных на удовлетворение потребностей клиентов;

определение общих направлений политики предприятия в рамках

поставленных целей и задач.

Высшее руководство вправе также решать, какая система расчетов с клиентами наиболее предпочтительна, какие кредитные карточки будут приниматься в первую очередь и т.п. Часть этих вопросов может быть передана на решение нижестоящим управленческим звеньям, если объем полномочий и обязанностей генерального директора велик и он, в силу объективных причин, не в состоянии все их выполнять.

Далее, если мы будем двигаться вниз по административной лестнице, мы увидим руководителей структурных подразделений, которые обладают полномочиями принятия оперативных решений в рамках своих подразделений.

Самым ответственным в гостиничном хозяйстве, бесспорно, является подразделение, заведующее номерным фондом. Весь успех гостиницы, даже если доходы ресторана и оказывают на него позитивное действие, полностью зависит от того, насколько прибыльным и успешным является этот сектор. Доходы от продажи размещения составляют от 50% до 70% всех доходов предприятия и дают 70%-80% чистой прибыли.

Рассмотрим функции каждой из служб:

Административная служба отвечает за организацию управления всеми службами гостиницы, решает финансовые вопросы, вопросы кадрового обеспечения, занимается созданием и поддержанием необходимых условий труда для персонала гостиницы, контролирует соблюдение установленных норм и правил по охране труда, технике безопасности. Состав службы: секретариат, финансовая служба, кадровая служба, инспекторы по пожарной безопасности и технике безопасности и др.

Отдел номерного фонда состоит из таких подразделений, как служба бронирования, служба приема и размещения, служба горничных, служба безопасности. Руководитель отдела номерного фонда несет ответственность за создание основных гостиничных услуг и поддержание номерного фонда в соответствии с принятыми на предприятии стандартами.

Служба приема и размещения выполняет функции оформления при въезде и выезде, расчетов с клиентами, а также функции информационного центра. Менеджер данной службы предоставляет услуги по бронированию и продаже ж/д и авиа билетов, прием, передача факса, пользование принтером, сканером и ксероксом, беспроводной доступ в Интернет, вызов такси, организация экскурсий, услуги гида и переводчика, туристическая информация. Состав службы: начальник службы приема и размещения, менеджеры службы, портье. Служба приема и размещения — одно из главных подразделений гостиницы, находится в вестибюле, на 1 этаже. Это место является по существу центром контроля за предоставляемыми

услугами и разрешением технических и организационных проблем.

Кроме того, в случае возникновения критических ситуаций (пожар, необходимость оказания медицинской помощи клиентам и т.п.).

Основные цели и стратегии службы гостиницы совпадают с главной

задачей всей гостиницы — это предоставление гостям самого высокого качества услуг, а также увеличение процента занятости гостиницы. Сотрудники этой службы предельно внимательны и корректны.

Служба продаж и бронирования занимается резервированием номеров для клиентов (групповое и индивидуальное бронирование), организацией конференций, семинаров в гостинице, заключением договоров с компаниями. Состав службы: начальник отдела продаж и бронирования, заместитель начальника, менеджеры по бронированию.

Служба обслуживания номерного фонда является в большинстве случаев наиболее функционально значимым подразделением. Это подразделение отвечает за уборку номеров, холлов, туалетов, коридоров, внутренних помещений, в которых осуществляется прием и обслуживание клиентов. Служба горничных использует собственную прачечную. В непосредственном контакте со службой горничных работает служба текущего ремонта, которая осуществляет профилактический и текущий ремонт не только номерного фонда и установленного в нем оборудования, но и всей гостиницы в целом.

Служба безопасности также является примером двойственного подхода, когда выполнение функции поддержания порядка и безопасности на предприятии может быть поручено собственной службе, но не исключены варианты привлечения сторонней организации. Гостиница несет ответственность за обеспечение разумной безопасности своих клиентов.

Служба общественного питания обеспечивает обслуживание гостей в ресторане, решает вопросы по организации и обслуживанию банкетов, презентаций и т. д. Состав службы: директор ресторана, метрдотели, администраторы, официанты, повара, работники кухни.

Инженерно – техническая служба занимается организацией бесперебойного функционирования систем электроснабжения, водоснабжения, вентиляции, отопления, устранением неполадок.

Отдел снабжения контролирует своевременную поставку хозяйственных товаров и строительных материалов для проведения капитального и текущего ремонтов, а также канцелярских товаров.

Отдел кадров занимается формированием кадров организации (планирование, отбор и наем, анализ текучести и т.д.); обучением работников (переподготовка, аттестация и оценка персонала, организация продвижения по службе, проведение воспитательной работы); совершенствованием организации труда, его стимули­рование, создание безопасных условий труда.

Коммерческая служба занимается вопросами оперативного и стратегического планирования, оптимизацией предоставляемых услуг, анализирует состояние гостиничного рынка и изучает потребности клиентов. Состав службы: коммерческий директор, служба маркетинга и рекламы.

Организация бухгалтерской службы, бухгалтерский учет в гостинице осуществляется специализированным подразделением (бухгалтерией), непосредственно подчиненной главному бухгалтеру, который несет ответственность перед руководством организации за организацию бухгалтерского учета и предоставления бухгалтерской отчетности.

Отдел информационных технологий занимается организацией бесперебойного функционирования информационных систем, оргтехники, системы коммуникаций.

Дополнительные службы оказывают платные услуги. В их состав входят: салон красоты, сувенирный Киоск.

Источник