Правила оформления счета на оплату
Для чего нужно оформление счета
Ни в одном законодательном акте нет указания на то, что составление счета на оплату является обязательным мероприятием при проведении расчетов с контрагентами. Но вместе с тем выставление счета служит подтверждением того, что поставщик ждет оплаты услуг или товаров, а также он потребуется, когда договором не определена сумма к оплате.
На практике в учетных политиках компаний счет на оплату можно увидеть в перечне первичных документов. Это не совсем верно: счет на оплату является дополнением к другому документу (счету-фактуре, товарной накладной, акту выполненных работ и т.д.), а не «первичкой». Он фактически не отражает хозяйственных операций компании, а только лишь является письменно выраженным желанием поставщика получить оплату оказанных услуг или внесение авансового платежа.
Обратите внимание! Счет на оплату может иметь срок действия, например, три дня с момента выставления. Это означает, что плательщик должен оплатить его именно в этот срок, либо условия могут измениться (стоимость товара, сроки поставки и т.д.). После того, как указанный срок пройдет, счет становится недействительным.
Как составить счет на оплату
Унифицированной формы для того, чтобы сделать счет на оплату также не предусмотрено. Хозяйствующий субъект вправе разработать свой бланк или использовать тот, который предлагает автоматизированная система учета.
Вместе с тем в бланке счета нужно указать все реквизиты, которые четко обозначат следующие цели:
- Кто и кому выставляет счет.
- За что требуется оплата.
- Детализированная стоимость услуг (товара): стоимость каждого наименования отдельно и итоговая сумма.
- Куда произвести перечисление денежных средств (банковские реквизиты для оплаты).
- Реквизиты, позволяющие идентифицировать документ (номер, дата).
Если предприятие разрабатывает свою форму счета на оплату, то ее нужно утвердить в учетной политике предприятия, либо в другом локально-нормативном акте. Там же обычно прописывается порядок, как оформить счет на оплату (внесение обязательных реквизитов, нумерация, право подписи и т.д.).
Является ли счет на оплату договором, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Оформление счета на оплату: обязательные реквизиты
В счет на оплату вносят следующие реквизиты:
- Наименование документа «Счет на оплату».
- Данные поставщика. Они включают в себя полное его наименование и банковские реквизиты для перечисления денежных средств. К внесению этих данных нужно отнестись очень внимательно – если в них есть ошибка, то платеж покупателя не пропустит банк.
- Наименование покупателя (Ф.И.О. для ИП и физлиц). Для полной идентификации покупателя сюда нужно добавить его юридический адрес и ИНН/КПП, можно внести банковские реквизиты.
- Дата выставления счета и его порядковый номер.
- Предмет оплаты и его стоимость. Как правило, данная информация оформляется в виде таблицы, в которой указываются: наименование товара (услуги), единица измерения, стоимость единицы, НДС (при необходимости), или «Без НДС», конечная стоимость товаров (услуг). Итоговая сумма пишется цифрами и прописью.
- Подписи должностных лиц, удостоверяющие информацию, содержащуюся в счете. Обычно в этом качестве указывают главного бухгалтера и руководителя, но на практике они могут делегировать данные полномочия другому ответственному работнику, согласно соответствующему приказу руководителя.
- Печать ставится только при ее наличии. На этот документ не обязательно ставится гербовая печать, поэтому допустимо поставить оттиск печатей для внутреннего пользования (например, «Для финансовых документов», «Бухгалтерия» и т.д.).
Создать счет на оплату можно и с помощью специализированных программ на основании внесенных первичных документов (договоров, товарных накладных и т.д.). Один экземпляр счета передается покупателю, а второй остается у продавца (поставщика).
Заполненный образец счета на оплату можно скачать ниже
Итоги
Оформление счетов на оплату не является прямой обязанностью поставщика. Счет не относится к первичным документам, а служит указанием на то, что поставщик ждет оплаты. Форма этого документа определяется на усмотрение предприятия, которое выставляет счет, но она должна содержать все реквизиты, которые позволяют конкретизировать, кому и за что нужно произвести оплату.
Источник
Технология оформления счета и расчета
Расчет с клиентами производит кассир-оператор. В административном отношении он подчинен дежурному администратору, а в финансовом — старшему кассиру, который является сотрудником бухгалтерии. Кассир-оператор несет ответственность за полученные им материальные ценности и деньги. Он обязан производить взаимные расчеты между гостиницей и проживающими с оформлением необходимых документов, вести счета проживающих по фамилиям и номерному фонду, контролировать оплату за проживание и другие услуги. Кассиры пользуются персональными компьютерами, контрольно кассовыми машинами, детекторами денежных знаков, терминалами.
При расчете по платежным картам и наличном расчете оплата за проживание и другие услуги может производиться предварительно или при выезде гостя. Этот порядок устанавливает исполнитель услуг.
Кассир оформляет счета, кассовые отчеты, квитанции. При предварительной оплате по форме № 3-Г оформляется счет в трех экземплярах. Все они имеют одинаковый номер. На первом экземпляре ставят штамп гостиницы с надписью «оплачено», он выдается на руки гостю. Второй экземпляр остается у кассира и хранится в контрольной картотеке счетов. Третий экземпляр остается в книжке счетов и сдается в бухгалтерию старшему кассиру вместе с кассовым отчетом, деньгами, а также нулевым кассовым чеком. Одновременно со счетом клиенту выбивается и выдается на руки чек. Счет выписывается на основании «Карты гостя». Если гость желает продлить проживание, то в графе «заезд» указывается доплата. При предварительном расчете счет оформляется только при фактической оплате за конкретный период. При расчете при выезде гостя счет оформляется в двух экземплярах, один из которых выдается на руки гостю, второй сдается в бухгалтерию гостиницы.
Кассовый отчет по форме № 5-Г сдается в бухгалтерию ежедневно вместе со счетами и контрольно-кассовой лентой. Старший кассир сверяет форму № 3-Г с формами № 5-Г и № 1-Г. Квитанция на возврат денег по форме № 8-Г выписывается при досрочном выезде гостя, предварительно оплатившего проживание. Она выписывается в одном экземпляре и сдается вместе с кассовым отчетом. При оформлении возврата денег кассир делает отметки об этом на первом и втором экземплярах счета. Старший кассир сверяет идентичность подписи гостя, после чего анкета возвращается в службу приема и размещения.
При наличном расчете и расчете с использованием платежной карты кассир заполняет счет на основании «Карты гостя». В счете указываются дата его заполнения, Ф. И. О. гостя, номер комнаты, срок проживания, индекс поселения, оплата по каждому виду услуг и общая сумма, которая записывается цифрами, затем прописью и удостоверяется подписью кассира. При безналичном расчете дежурным администратором заполняется по форме № 7-Г «Расчет оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету».
Технология общения персонала гостиницы с гостями
Обязательные и рекомендуемые требования к персоналу, которые нужно соблюдать при обслуживании гостей:
К рекомендуемым относятся следующие требования:
— высочайший энергетический потенциал;
— исключительная особенность общения с людьми;
— терпеливость в общении с клиентами и уверенность в себе;
— аккуратная внешность, хорошая дикция, знание иностранного языка;
— умение работать самостоятельно;
— высокая работоспособность и выносливость;
— рациональность стиля работы;
— умение преодолевать кризисные ситуации и находить правильный выход из создавшегося положения.
Кроме выше перечисленных требований следует рассмотреть и обязательные требования к обслуживающему персоналу в гостинице «Амстердам». Требования к обслуживающему персоналу гостиниц можно условно разделить на 5 групп:
1.1. Весь обслуживающий персонал должен пройти профессиональную подготовку. Степень подготовки должна соответствовать предоставляемым ими услугам.
1.2. Знание иностранного языка.
Персонал всех категорий гостиниц должен уметь создавать на предприятии атмосферу гостеприимства, должен быть готовым доброжелательно выполнить просьбу проживающего и в отношении проживающих должен проявлять терпение и сдержанность.
Персонал гостиницы должен проходить периодическое медицинское освидетельствование для получения соответствующего сертификата.
Персонал всех категорий гостиниц, вступающий в контакт с проживающими, должен носить форменную одежду, в ряде случаев включающую личный значок с указанием имени и фамилии. Форма должна всегда быть чистой и в хорошем состоянии..
Культура поведения и общения связаны и с понятием культуры речи. Гостиничному работнику необходимо грамотно, ясно излагать свои мысли. Язык персонала должен быть красивым как при общении с клиентом лично, так и в письмах и по телефону.
Источник
Виды и методы оплаты за предоставленные отелем услуги
Оплата наличными (Cash) – производится в российских гостиницах в рублях в соответствии с законодательством Российской Федерации и по курсу, установленному распоряжением по отелю. И применяется на дату платежа. Информация о курсе рубля на текущий
день должна располагаться на виду у гостей во избежание недоразумений. Прием кассиром оплаты в иностранной валюте является грубым нарушением. Согласно ГОСТу РФ 50649—94 «Туристско-экскурсионное обслуживание. Классификация гостиниц», обязательным требованием к гостиницам 3—5-звездочной категории, является наличие пункта обмена валюты (для гостиниц 4—5-звездочной категории – с круглосуточным режимом работы).
Кассир распечатывает 2 экземпляра счета на принтере. Получив деньги, кассир отдает общий счет со всеми счетами на дополнительные платные услуги и телефонные переговоры, предназначенные для гостя.
Другой экземпляр общего счета с двумя экземплярами всех счетов на дополнительные платные услуги и телефонные переговоры кассир будет передавать в бухгалтерию, ночному аудитору или коллеге по смене, в зависимости от режима работы. Кассир должен не забыть поблагодарить гостя.
Оплата кредитными картами (Payment by Credit-Card)
При выписке клиентов в отелях, где берется оплата кредитными картами при помощи импринтера, кассиру следует оформировать общий счет и внести необходимую сумму в уже подготовленный при въезде слип. Дать этот слип на подпись гостю, сделать в авторизационный центр, получить и записать на слипе авторизационный код (при положительном ответе). Для того чтобы платежный документ был полностью оформлен, необходимо:
проставить на слипе дату оплаты;
сокращенно указать код валюты (в нашем случае это только рубли);
сделать отметку рядом с логотипом той платежной системы, кредитная карта которой бралась для оплаты;
Слип заполняется разборчивым почерком, необходимо следить за тем, чтобы вся информация присутствовала на всех трех экземплярах. Исправления на слипе не допускаются.
Если при заполнении слипа произошла ошибка, этот слип ликвидируется, прокатывается и заполняется вновь
Кассир вручает предназначенные клиенту документы:
общий счет за предоставленные гостиничные услуги;
один экземпляр слипа (чаще всего это первый экземпляр, где указано Cardholder Клиент или Cardholders copy);
счета за все предоставляемые дополнительные платные услуги.
Для отчета перед бухгалтерией кассиру необходимы:
два подписанных гостем экземпляра слипа с пометками: копия торговой точки/ предприятие и копия банка/ banks copy или United Card Service.
В гостиницах, принимающих оплату кредитными картами посредством POS-терминалов и использующих систему предварительной авторизации (отсроченный платеж), кассир при окончательном расчете с гостем прибегает к функции «Продажа в режиме OFF – Line» (OFF – Line Sale). Для этого ему необходим чек предварительной авторизации гостя, подготовленный заранее при заезде (в ходе выяснения вопросов платежеспособности). Нажатием определенной кнопки кассир вызывает режим ОФЛФЙН. После этого необходимо ввести номер кредитной карты (с магнитной полосы, путем проведения карточкой по магнитосчитывающему устройству, или вручную, используя номер кредитной карточки, имеющийся на чеке предварительной авторизации).
После введения итоговой суммы по счету кассир вводит код предварительной авторизации (он также указан на чеке предварительной авторизации). После определенной команды POS-терминалу аппарат начинает печатать чек, идентичный чеку «Продажа», но с пометкой «ОФЛАЙН Продажа». Этот чек, состоящий из двух экземпляров (белого и желтого цветов) и обеспечивающий копировальный эффект, дается на подпись гостю.
Остаток «замороженных» денег (если имеется) мгновенно возвращается на счет гостя.
В данном случае кассир вручает гостю:
один экземпляр общего счета, подготовленного на компьютере;
подписанный гостем один экземпляр чека, выданный POS-терминалом;
все положенные гостю счета за оказание дополнительных платных услуг.
Для своей отчетности у кассира остаются:
второй экземпляр общего счета, подготовленного на компьютере;
подписанный гостем второй экземпляр чека, выданный POS-терминалом;
все счета гостя за оказание дополнительных платных услуг в двух экземплярах.
Работа с кредитными картами требует от кассира большой ответственности, внимания, бдительности и профессионализма.
Оплата по безналичному расчету
При выписке гостей, проживающих в отеле по безналичному расчету (Account to company), клерк Front desk обязан проконтролировать, перечислены ли деньги за обслуживание на счет отеля или есть ли гарантия их поступления в ближайшее время. Сотрудник Front desk должен также проверить перечень тех услуг, которые были оказаны гостю по безналичному расчету на условиях договора или гарантийного письма. Суммы по счетам данных гостей должны попасть строго на безналичные счета организаций, по линии которых они размещались. В компьютерной программе есть соответствующий раздел. Если у гостей имеются счета за оказанные гостиницей дополнительные платные услуги, не входящие в этот перечень, необходимо получить за них оплату наличными или кредитной картой и выдать необходимые счета, о которых уже говорилось ранее.
Еще один вид оплаты в гостинице – это оплата ваучерами (Voucher). Он менее распространен, чем наличный расчет и расчет кредитными картами, и является разновидностью безналичного расчета. Ваучер – документ, устанавливающий право туриста на услуги, входящие в состав тура, и подтверждающий факт их оказания. В ваучере должны быть указаны:
название турфирмы, выдавший его;
государственный номер лицензии турфирмы на право осуществления туристской деятельности (для отечественных туристских организаций);
адрес турфирмы и остальные ее максимально полные реквизиты;
номер ваучера и дата выдачи;
наименование той организации, для которой предназначен ваучер (гостиница, пансионат, дом отдыха и т.д.)
Подробный перечень оплаченных услуг, которые необходимо предоставить данному гостю в конкретные сроки;
Телефоны и адреса партнеров турфирмы.
Ваучер должен иметь подпись ответственного лица и печать предприятия. Ваучер выписывается в нескольких экземплярах (обычно в 3-х);
Один остается в организации, выдавший ваучер;
Третий предназначен для принимающей организации.
Иностранные и отечественные турфирмы заключают с гостиницей договоры на обслуживание туристов, деловых людей. Платежным документом для гостя является ваучер. Гости покупают в турфирме ваучер, т.е уже заранее оплачивают проживание и некоторые дополнительные платные услуги (обычно завтрак и трансферт). Гостиница или другое средство размещения получают оплату за оказанные услуги от турфирм путем банковских переводов.
Кассир службы приема и размещения сдает ваучеры вместе с другими документами и счетами в расчетную часть гостиницы для дальнейшей обработки.
В компьютерной программе кассир делает соответствующие пометки. За оказанные гостиницей услуги, не входящие в перечень оплаченных услуг по ваучеру, кассир берет оплату наличными или по кредитной карте.
Экспресс-оплата гостиничного счета (Quick Check-out Service) или быстрая выписка (Express Check-out)
Система экспресс-выписки была разработана и внедрена Биллом Марриоттом-младшим.
Эта система очень удобна для часто останавливающихся в отелях бизнес-туристов. Данный метод используется только при оплате кредитными картами и в российских условиях применяется только в высококлассных гостиницах, где высока степень доверия как со стороны гостей к персоналу службы приема и размещения, так и наоборот, поскольку процедуры выписки из гостиницы не требуется непосредственного присутствия проживающего. Бланк для «быстрой выписки» можно взять в Reseption во время регистрации или в любое другое время в период проживания. Express Check-out возможен только при наличие оттиска кредитной карты гостя (слипа кредитной карты). Гости получают свои готовые счета вечером (перед отъездом утром следующего дня). Некоторые гостиницы применяют технологии, позволяющие гостям проверить правильность счета посредством интерактивного телевидения у себя в номере.
Иногда в гостиницах возникает необходимость возврата денег гостям. Кассир производит возврат денежных сумм в следующих случаях:
Отказ гостя от номера в течение одного часа с момента поселения, если гость не пользовался номером;
В связи с досрочным выездом из отеля, когда оплата за номер была произведена на больший срок пребывания;
При изменении вида оплаты с наличного на безналичный расчет;
В особых случаях по согласованию с руководством отеля.
Эта процедура сопровождается оформлением расписки гостя в получении неиспользованного аванса с обязательной идентификацией подписи гостя на расписке с подписью в паспорте или другом, удовлетворяющем личность документа. Впоследствии такая расписка будет сдана в бухгалтерию вместе с кассовым отчетом. Соответственно сумма выручки будет меньше на указанную сумму.
Процедура выписки (Check Out Procedure) не должна занимать более восьми минут. В завершении выписки следует напомнить гостю о необходимости забрать паспорт, поблагодарить его за то, что он выбрал ваш отель, пригласить гостя приехать еще. При отъезде подносчик багажа забирает багаж из номера и быстро загружает его в автомобиль, благодарит за проживания в отеле, вежливо прощается.
Источник
