Как управлять мини отелями

Организация работы мини-гостиницы

Для успеха любого бизнеса необходима четкость и организованность работы. Особенно это касается сферы услуг вообще и функционирования мини-гостиниц в частности.

Перед открытием мини-отеля владельцу необходимо позаботиться не просто о наборе сотрудников, но и об их профессиональности: даже для горничной, согласно штатному расписанию, недостаточно просто «пробежаться» тряпочкой по пыльным местам. Представители этой профессии должны обладать еще и физической выносливостью (работать приходится много и в любое время суток), стрессоустойчивостью (гости часто обращаются к горничным с претензиями), честностью (уборка происходит в период отсутствия постояльца, при оставленных им в номере личных вещах).

Уборка номеров, смена постельного белья, стирка, приготовление блюд – все эти отдельные процессы в результате становятся звеньями общего большого (или не очень) и доходного дела. От уверенного исполнения сотрудниками своих обязанностей зависит комфорт гостей.

Подбор квалифицированных сотрудников

Грамотная организация работы мини-гостиницы – это, в первую очередь, правильный подбор персонала и распределение обязанностей между сотрудниками.

Сначала необходимо определить, сколько сотрудников нужно и как успешно они смогут совмещать обязанности. Работа по совместительству – это лучший способ оптимизации средств владельца и времени персонала, поскольку дает возможность не «распылять» деньги на минимальные ставки и налогообложение каждой из них, не нанимать лишних людей, а достойно оплачивать труд тех, кто работает совмещенно.

Чтобы найти именно тех сотрудников, которые устроили бы хозяина и опытом работы, и квалификацией, необходимо обращаться в агентства по подбору кадров. Не исключено, что и при помощи агента вам не удастся найти тот идеал работника, который подходил бы под все ваши требования. В таком случае нужно принимать на работу людей с соответствующим образованием, и за несколько месяцев до открытия мини-отеля организовать им курсы повышения квалификации.

Предусмотрительные владельцы гостиничного бизнеса заранее узнают стоимость подобного обучения и включают его в статью расходов отдельным пунктом – организация работы мини-гостиницы требует определенных затрат.

Вложение в повышение квалификации работников – одно из самых выгодных, поскольку в результате возвращается отличными впечатлениями ваших гостей, а это дорогого стоит.

Количество персонала

Работа гостиницы продолжается круглые сутки, без перерывов и выходных, поэтому важно обеспечить гостей постоянным вниманием, а сотрудников необходимым отдыхом. Логично организовать посменную работу персонала, особенно это касается ресепшн – дневная и ночная смены обязательны.

Количество персонала мини-гостиницы зависит от количества мест. Небольшими в России считают отели с номерным фондом и в 10, и в 100 номеров. А, поскольку мы ведем речь о мини-отелях, возьмем за эталон небольшую гостиницу, способную принять 20 человек за один раз.

• директора (он же владелец);
• двоих администраторов;
• двух горничных;
• двоих уборщиков;
• двоих охранников.

Горничные при этом могут выполнять обязанности прачки, уборщики – дворника, а директор вполне способен постоять на ресепшн.

Что касается бухгалтера и сантехника, то для ведения бухгалтерии можно нанять удаленного сотрудника, а для починки вышедшего из строя оборудования нанимать специалиста периодически – благо, краны ломаются не каждый день.

Автоматизированная гостиничная система

Многие владельцы малого гостиничного бизнеса, несмотря на мини-формат заведений, не отказывают себе в использовании широких возможностей, предоставленных современными технологиями. Организация работы мини-гостиницы у таких хозяев частично или полностью автоматизирована.

Идеальная автоматизированная система управления дает возможность:

• управлять номерным фондом и облегчать процедуру бронирования мест (что для мини-отеля с малым количеством номеров не очень актуально);
• управлять ценообразованием (функция необходимая для гибкого настраивания цены по сезону);
• контролировать деятельность отеля (для владельца гостиницы с небольшим номерным фондом важно иметь под рукой панель с информацией о текущей загруженности отеля и списком гостей, прибывающих в ближайшее время).

Автоматизация системы работы потребует дополнительных вложений, но и создаст массу удобств, это бесспорно. Другой вопрос: а так ли необходима автоматика в гостинице на десять номеров, где и так все, как на ладони? Если штат состоит из сотрудников, которые строго следуют должностным инструкциям и настолько хорошо знают свою работу и свой отель, что справляются с обязанностями почти автоматически, то с установлением системы можно и повременить.

При неуверенности хозяина в профессионализме сотрудников, желании сэкономить средства на зарплатах или, если в перспективе расширение гостиничного бизнеса, автоматизированная система управления отелем придется очень кстати.

Источник

Системы управления мини-отелями: основные виды и особенности

Первые разработки таких систем появились в конце прошлого века. Тем не менее, многие владельцы мини-отелей до сих пор не имеют представления о том, что это такое и какие задачи позволяет решать.

Ниже можно увидеть статистику из 100 звонков по отелям и хостелам:

Исходя из графика видно, что большинство использует самые простые программы, в частности Excel.

Признанные «гиганты»

Среди известных систем управления отелем можно назвать «Эдельвейс», «Fidelio», «OPERA Enterprise Solution» или «Shelter». Они появились раньше других и смогли приобрести статус наиболее достойных за счет широкой функциональности. Однако их установка в мини-отеле обернется лишь крупными расходами. Например, каждая лицензия «Эдельвейса» стоит не менее 80 тысяч рублей. Установка «Shelter» обойдется в 50 тысяч, при этом каждую новую опцию нужно оплачивать. Да, разработка интегрирована даже с замками номеров, но для небольших отелей она неактуальна, как и большая часть других функций. Таким образом, использование таких функциональных систем невыгодно для мини-отелей и влечет за собой только лишние расходы.

В связи с этим владельцы мини-отелей отдают предпочтение иным продуктам. Есть десктопные системы, которые нужно устанавливать на ПК. Например, «1С Бит», «HotelDesk» , «SimpleOrder». Среди достоинств – возможность работать без выхода в интернет. Среди недостатков – затрудненное обновление информации и, следовательно, сложность одновременного пользования продуктом разными работниками.

Облачные системы: HotelCloud и Open Doors Management System

Больше путей для облегчения работы предлагают облачные системы. В частности, «ODMS» и «HotelCloud». Особенностью облачных продуктов является то, что они не устанавливаются на компьютеры, а работают с удаленных серверов. Пользоваться ими можно при наличии выхода в Интернет, и для этого не надо приобретать специализированное оборудование.

Остановимся на особенностях «Open Doors Management System» (ODMS). Данная система разрешает заселять номера по гостиничному и хостельному типу. Она также позволяет бронировать места в режиме он-лайн и поддерживать отношения с клиентами, в частности, путем рассылки сведений об акциях и поздравлений с праздниками. Соответственно, оказывает помощь в деле увеличения числа постоянных посетителей за счет повышения лояльности. И все это – без дополнительных трат на рекламу.

Open Doors Management System

Интуитивный интерфейс позволяет быстро оценивать текущее положение дел. Например, количество свободных и занятых мест отражается в графическом отчете, напоминающем шахматную доску (специалисты называют ее «шахматкой»). В этом отчете условными цветами обозначено состояние каждого номера на текущий период времени. С помощью «ODMS» можно создавать тарифы, документы, отчеты, используя всю доступную информацию. При этом объединение с бухгалтерией в формате «1С» пока не практикуется.

Важно то, что данная облачная система функционирует на базе любой операционной системы. Руководству не нужно приобретать особые программы или устройства, достаточно иметь ноутбук, планшет или смартфон. Отсутствие привязки к месту удобно для деловых людей, регулярно находящихся в поездках, но желающих следить за состоянием дел.

В свою очередь, облачный продукт под названием «HotelCloud» предполагает возможность настройки тарифов и прайс-листов. Это удобно для мини-отелей, в которых размер оплаты за номера зависит от дня недели, времени года или может меняться в зависимости от условий акций. Разработка предлагает создание списков для своевременной уборки номеров и инструменты для контроля над качеством выполнения работы.

Итак, система управления отелем – это программа, которая охватывает множество процессов: от учета количества занятых и пустых номеров с возможностью он-лайн бронирования до ведения финансовой отчетности и составления долговременной стратегии развития.

Выбор автоматизированной системы управления отелем зависит от уровня заведения, возможностей владельцев и их потребностей. При работе с конкретным заведением компания, которая устанавливает программы, учитывает особенности отеля, реальные потребности и пожелания. В итоге появляется эффективный продукт, способный повысить уровень рентабельности бизнеса и закрепить позиции в рейтинге престижных отелей.

Источник