Как правильно заполнить анкету в отеле

Анкета при заселении в отель. Как заполнять?

Заграницу едем первый раз, в отзывах прочитали что при заселении в отели нужно заполнять какие-то анкеты на английском языке. А что за вопросы в этих анкетах? Какие нужно данные и как быть если мы не знаем английского.

При заселении в любой отель действительно надо заполнить анкуету гостя. Никаких трудностей заполнение данной анкеты не вызывает. В крайнем случае Вы можете попросить сотрудника на рецепшн помочь Вам в заполнении. В анкете необходимо указать: ФИО гостя, странц из которой Вы прибыли, Ваш домашний адрес, серия и номер загранпаспорта, дата выдачи загранпаспорта и дата заселения в отель. Эта карточка вместе с паспортами отдается на рецепшн, и Вы заселяетесь в номер. Паспорта можно забрать на следующий день. Это стандартная процедура через которую все проходят, так что не переживайте.

В анкете Вам нужно будет указать свои имя и фамилию, номер загранпаспорта, страну проживания, все должно быть заполнено латинскими буквами. Если не сможете разобраться сами, попросите работников ресепшен, они должны помочь. Вам, по сути, нужно просто внимательно переписать свои данные из паспорта, это несложно.

Это формальная анкета и заполнить ее очень легко. Нужно лишь вписать в нее свои данные из загранпаспорта. Для это требуются лишь элементарные знания английского языка. А если их нет, то работники отеля Вам с удовольствием помогут ее заполнить.

Мы тоже не знаем английского, но уже много раз без проблем заполняли анкету. Выдам один «секрет» — правильность заполнению все равно никто проверять не будет. Тем не менее, чтобы заполнить анкету, достаточно открыть загранпаспорт и переписать оттуда данные — Фамилия, Имя, дата рождения, страна, гражданство, серия и номер паспорта, даты заезда в отель и даты выезда (ну это Вы и так будете знать). Если что-то непонятно, спросите соседей-отдыхающих или представителя туроператора (гид обычно находится в отеле пока все не заселятся).

Даже не переживайте по этому поводу. Кроме того, что заполнить анкету очень легко, Вам всегда придут на помощь на ресепшине. Тем более они почти все говорят по-русски. Я один раз приехала уставшая с маленьким ребенком. Так парень, который там работает понял, что мне не до анкеты и почти все заполнил сам и без чаевых.

Источник

Анкета лица, прибывшего в гостиницу

В гостиницах или подобных заведениях обычно требуется регистрация, которая включает в себя подтверждение личной информации гостей и предоставление подписи. Для такой процедуры составляется анкета лица, прибывшего в гостиницу. Документ шаблона имеет стандартную форму, пример для заполнения приведен ниже.

Нормативные правила

По закону требуется, чтобы гости подписывали реестр (или регистрационную карточку). Также предоставляли идентификационные документы, таких как паспорт или водительские права, которые отель может скопировать и сохранить в свои записи.

Регистрируются все гости комнаты. Если поселяется семья, в реестр вносится только один человек. Иногда анкета лица, прибывшего в гостиницу может потребоваться, чтобы предоставить документ государственному органу, например, членам полиции. Дополнительно может быть заполнена анкета гражданина для регистрации по месту пребывания.

Проверка личности

Сотрудники в обязательном порядке вежливо спрашивают:

1. Имя, фамилию и отчество гостя сначала, вежливо спрашивая имя гостя.
2. Удостоверение личности с фотографией, например, водительские права удостоверение или действительное удостоверение личности из известной организации, в которой работает гость.
3. Если гости из другой страны, персонал просит их предъявить паспорт. Сотрудник уполномочен вежливо задавать любые верительные вопросы.
4. Копии паспорта или удостоверения личности делаются для проверки заселяющегося и подготовки гостевой базы данных.

Создание регистрационной записи

Когда гости прибудут в отель, сотрудники стойки регистрации передадут ему бланк анкеты прибывшего в гостиницу, чтобы заполнить информацию. В случае VIP-персоны персонал вводит информацию на карточке и получает его подпись.

Затем сотрудники создают регистрационную запись гостя, подписывают имена, прикрепляют настоящие копии паспорта или других удостоверений личности и записывают в файл истории гостей. Запись создается как регистрационная в программной системе.

Поздняя регистрация

Время заезда варьируется в зависимости от правил и положений заведения. Поздняя регистрация заезда может быть организована через отель, пока гости забронируют места заранее и организуют все необходимые детали. В отелях обычно указывается время регистрации лиц, после чего они ожидают, чтобы прибывшие зарегистрировались.

Если въезжающий хочет занять номер в гостинице до времени регистрации, некоторые заведения взимают плату за дополнительный день или рассматривают как пребывание предыдущего дня. Однако большинство гостиниц допускают время отклика (обычно 30-60 минут) по запросу гостя без каких-либо дополнительных сборов, если он хочет забрать номер до регистрации.

Некоторые отели также имеют последнее время регистрации, часто с 18:00 до 20:00. После чего они могут предоставить комнату кому-то еще, если номер не оплачен заранее или гость не звонит, чтобы указать время прибытия. Часто заведения имеют крайний срок для регистрации, потому что прием может закрыться на ночь. Для наиболее рентабельного использования номеров в гостиничном номере, гость должен попытаться добраться примерно за время регистрации отеля, оставить или сдать номер по времени выезда из гостиницы. Но это может быть не всегда практично, потому что время прибытия и выезда при полетах или автомобильных поездках может не совпадать с временем заезда и выезда отеля и по другим причинам.

Установление способа оплаты

Можно заплатить заранее или во время выезда. Те, кто заплатил авансом, попадают в белый список.

Существуют различные способы оплаты, из которых режим, который предпочитает гость, записывается во время регистрации:

• Наличными (в том числе денежный перевод).
• Действующей кредитной / дебетовой картой).
• Прямая оплата.
• Специальный платеж, такой как подарочная карта и ваучер.

Необходимо выбрать один из вариантов оплаты во время регистрации.

Заведение может потребовать от гостей предоставления гарантии кредитной карты для покрытия возможных расходов, таких как обслуживание в номерах или экспресс-выезда в конце пребывания.

Назначение жилья

После того, как заполнена анкета лица, прибывшего в гостиницу и пройден этап регистрации, сотрудники предоставят ключ от номера.

Ознакомление с положительными атрибутами:

• колокольчик, чтобы взять гостевой багаж;
• выдача номеров ключей или кода доступа.

Общей практикой является не говорить ничего о номере комнаты или компьютеризированном ключе громко, отдавая ее гостю. Служащий заведения помогает гостю с багажом, объясняет особенности размещения.

Обработка специальных запросов

Если заселившийся не удовлетворен условиями размещения по каким-либо причинам, служащий может сообщить об этом сотрудникам стойки регистрации. Кроме того, если у гостя есть особые требования, например, предоставить одноразовый набор для бритья, сотрудники фронт-офиса обязаны своевременно выполнить запрос.

Источник

Регистрируем гостей в отеле

Гость, переступивший порог отеля, мечтает отдохнуть после долгой дороги. Переодеться, выпить кофе, принять душ. Что угодно, но не заполнять договоры и формуляры! Да, можно свести к минимуму регистрацию при заселении. Но полностью избежать ее не удастся. Разберемся, зачем нужна регистрация в отеле и какие правила необходимо соблюдать.

Регистрируйте гостей с помощью Контур.Отеля. Сервис автоматически подготовит журнал регистрации и уведомления для МВД

Зачем нужна регистрация гостей в отеле?

1. Чтобы соблюдать закон. Правила регистрации и снятия с учета (граждан РФ и иностранцев) четко определяют, где требуется временная регистрация: местом пребывания они называют любое временное жилище — гостиницу, санаторий, дом отдыха, пансионат, кемпинг, турбазу (а также другие места, не связанные с отельной сферой).
2. Чтобы всегда знать, сколько гостей проживает в отеле. Отельные менеджеры переносят данные из бронирования, анкет или договоров в базы данных. Сотрудники не будут делать это «примерно» или «на глазок». Поэтому у вас каждое утро появляются самые точные сведения о том, сколько завтраков необходимо приготовить и какое количество чистого белья запланировать.
3. Чтобы видеть доступные номера. Когда вы видите, сколько людей сейчас живет в отеле, вы сразу видите и пустые комнаты. С этой информацией можно работать: дать дополнительную рекламу на горящие предложения, согласовать заселение большой группы или сменить позиционирование на «тихий малолюдный отель».
4. Чтобы анализировать продажи и аудиторию. Регистрация дает объективную информацию, на которую не влияет человеческий фактор. Помимо количества и сезонности, можно изучить возраст, происхождение, семейный статус, а также как долго остаются у вас гости и даже возвращаются ли повторно. Вуаля — маркетинговое исследование готово, причем бесплатно — вы лишь выполняли требования закона!

Плюсы и минусы регистрации гостей

Избежать регистрации не получится. Но можно попробовать хотя бы минимизировать затраты и усилить преимущества.

Преимущества	Недостатки
Вы исполняете закон и чисты перед МВД.	Вы должны зарегистрировать гостя в любое время суток. Это влечет дополнительные расходы и сложности. Например, если вы отчитываетесь на бумаге, то надо освободить сотрудника от его прямых задач и отправить в отделение МВД.
Вы можете анализировать аудиторию благодаря собранным и обработанным сведениям о ваших гостях.	Нужно отслеживать изменения в законах и знать все нюансы. Впрочем, с сервисом Контур.Отель вы не вспомните про этот недостаток — электронная служба сделает всё за вас.
Вы всегда знаете, сколько у вас гостей и как долго они планируют оставаться в отеле.	Вы должны сделать процесс регистрации как можно более незаметным для гостя. Многие отели вводят нормативы: например, не больше трех минут на индивидуального путешественника по брони и не более 15 минут на группу.

Основные правила регистрации гостей в отеле

Регистрация гостей в отеле проходит согласно установленным правилам. Собственникам отелей обязательно нужно следить за изменениями — мало ли какие нюансы введут. Это хлопотно и можно случайно упустить что-то важное. На помощь приходит сервис Контур.Отель: мы отслеживаем все обновления в законах и других нормативах, чтобы вы могли заниматься бизнесом, а не бюрократией.

Россияне и иностранцы регистрируются по-разному. Посмотрим, какие шаги нужно предпринять в каждом случае.

Для граждан России

Ставьте гостей на учет через интернет без ошибок и с первого раза с помощью сервиса Контур.Отель

Шаг 1. Проверяем документы. Отель может принять только одно из этих удостоверений:

• паспорт гражданина РФ;
• свидетельство о рождении для детей до 14 лет;
• загранпаспорт;
• временное удостоверение личности;
• паспорт гражданина СССР (действительный).

Всё. В законе прописаны конкретные виды документов, и среди них нет водительского и военного удостоверений или студенческого билета.
Кстати, с временным удостоверением тоже есть нюансы: оно упоминается не во всех нормативах, поэтому при электронной подаче часто приходят отказы. В этом случае придется отнести в МВД бумажную анкету.

Шаг 2. Заполняем анкету о приезде.

Бумажную анкету нужно заполнить в двух экземплярах: один — в течение суток предоставить в МВД, второй — архивировать у себя.

Электронную анкету можно отправить через Контур.Отель, не покидая рабочего места и в любое время суток. Данные сохранятся на сервере, их можно в любое время выгрузить себе и проанализировать.

Важно! Можно не ставить на учет в МВД человека, который путешествует внутри одного субъекта. Например, житель Нижнего Тагила может оставаться в отелях Екатеринбурга без регистрации до 90 суток, ведь оба города — в Свердловской области. На 91-й день он всё-таки должен встать на учет.

Шаг 3. Заполняем анкету об отъезде.

Это такая же анкета, только она сообщает об отъезде. Она подается тоже в течение суток — обычно в электронном виде, а на бумаге — только если дата выезда отличается от заявленной.

Для иностранных граждан

Шаг 1. Проверяем документы. Для регистрации нужны все эти документы:

• паспорт страны происхождения — национальный или заграничный;
• миграционная карта (не всегда);
• виза (не всегда).

Шаг 2. Заполняем уведомление о прибытии.

На регистрацию иностранца дается рабочий день, следующий за днем прибытия. А снять с регистрации можно только до 12 часов дня следующего рабочего дня. Иначе — штраф. В общем, мы рекомендуем электронную форму уведомления — так будет зафиксировано время отправки данных. С бумажным уведомлением велик риск не попасть на прием к инспектору и нарушить сроки.

Шаг 3. Заполняем уведомление об убытии.

Кстати, о штрафах

За несвоевременную регистрацию гостей предусмотрены штрафы по статьям 18.9, 19.7, 19.15.1 и 19.15.2 КоАП РФ. Самый максимальный — до 750 тыс. рублей. Словом, лучше не нарушать.

Заключение

К рутинной регистрации постояльцев можно относиться по-разному, но выполнять ее придется всё равно. Почему бы не извлечь для себя как можно больше пользы из этого. В иных обстоятельствах далеко не каждый гость стал бы делиться подробностями своей жизни. Но и его обязывает закон. А в результате этот же закон позволяет нам лучше узнать свою аудиторию.

Источник